Sebagai staf HR bahkan manajer HR memiliki banyak data karyawan, terlebih ketika perusahaan semakin membesar secara organisasi. Mulai dari data pelamar, pegawai permanen, kontrak serta karyawan yang telah mengundurkan diri. Sebagai profesional di bidang HR menjadi tantangan bagi kamu untuk bisa mengelola semua data tersebut secara efisien. Pastinya kamu membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu mengelola data tersebut.

Mungkin buat kamu yang memiliki sistem canggih di perusahaan tidak menjadi kendala. Namun bila perusahaanmu belum memiliki sistem yang dapat membantumu mengelola data akan menjadi sebuah pekerjaan yang cukup berat. Pada artikel kali ini ada template excel yang dapat membantumu mengelola data karyawan yang banyak. Sebelum kamu mengunduh dan mulai menggunakan template excel untuk membantumu mengelola data karyawan perusahaan, baca lebih lanjut penjelasan penggunaannya hingga tuntas.

Photo by Mikhail Nilov

Layaknya Database Employee Management beberapa data penting yang perlu tersimpan secara baik dan well organized. Pentingnya untuk para HR memiliki Database Employee Management tentunya untuk menghemat waktu. Memperlancar proses pengumpulan, penyimpanan, dan pencarian. Mengelola data karyawan dapat mempermudah kegiatan bisnis HR lebih mudah dan efisien pada masa yang akan datang.

Kategori data yang disimpan dalam Database Employee Management memang bervariasi, namun sebagian besar dapat disederhanakan menjadi beberapa kategori. Penyederhanaan data membuat kamu dapat mengaturnya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara umum kategori data karyawan terdiri dari data: personal, payroll, dan demografis. Supaya tugas kamu sebagai HR tidak tenggelam dalam lautan data, sebaiknya dimulai pengelolaan data saat belum banyak data yang masuk dengan menggunakan template excel yang kamu unduh pada laman ini. Simak penjelasan penggunaannya yuk!

Memasukan data personal karyawan

Data personal karyawan umumnya mencakup informasi seperti: NIK, nama karyawan, departemen, jabatan dan golongan. Data personal ini merupakan kategori data yang kerap dibutuhkan ketika ada perubahan organisasi seperti keperluan untuk mengisi jabatan tertentu ketika organisasi perusahaan menjadi besar. Pada template excel yang kamu unduh ada pada kolom berikut ini:

Semua data personal bisa kamu input pada kolom NIK, Nama Karyawan, Departemen, Jabatan dan grade. Ketika jumlah baris data sudah terdapat ribuan cukup klik tombol filter untuk mencari nama ataupun jabatan yang hendak kamu cari. Kamu juga dengan mudah untuk mengetahui berapa banyak jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan pada suatu departemen. Sehingga saat ada yang manajemen membutuhkan informasi tersebut kamu akan mudah dan cepat memberikan informasi tersebut.

Photo by Paul Szewczyk on Unsplash

Memasukan data demografi karyawan

Data demografi karyawan pada umumnya mencakup informasi seperti: gender, usia, status pernikahan, dan data lainnya yang harus terproteksi. Data ini tidak bisa sembarang orang yang dapat mengetahuinya. Kebutuhan data demografi dapat membantu HR dalam memberikan informasi kepada manajemen terkait pengaturan keseimbangan sumber daya manusia perusahaan. Sebagai contoh manajemen memerlukan informasi berapa banyak karyawan yang telah lama bekerja lebih dari sepuluh tahun atau bahkan berapa banyak karyawan yang akan pensiun. Pada template excel yang kamu unduh ada pada kolom berikut ini:

Semua data personal bisa kamu input pada kolom NIK, Nama Karyawan, Departemen, Jabatan dan grade. Ketika jumlah baris data sudah terdapat ribuan cukup klik tombol filter untuk mencari nama ataupun jabatan yang hendak kamu cari. Kamu juga dengan mudah untuk mengetahui berapa banyak jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan pada suatu departemen. Sehingga saat ada yang manajemen membutuhkan informasi tersebut kamu akan mudah dan cepat memberikan informasi tersebut.

Memasukan data salary karyawan

Data salary karyawan pada umumnya mencakup informasi seperti: besar nominal gaji, performance sebagai penentu kenaikan gaji dan lama bekerja. Data ini sama seperti halnya data demografi, yaitu tidak dapat diakses oleh sembarang orang. Pada template excel ini data tersebut telah berisikan formula yang dapat membantu kamu untuk mengetahui lama bekerja dan pencapaian penilaian KPI dibandingkan nilai KPI yang dipersyaratkan perusahaan. Isian data salary ini bisa diisi pada kolom berikut:

Memang template excel ini masih perlu kamu sesuaikan dengan kebutuhan HR perusahaan kamu masing-masing. Namun template ini cukup memadai untuk perusahaan yang relatif ramping organisasinya. Tidak ada salahnya untuk membuat, mumpung data karyawan perusahaan masih relatif sedikit. Selain membuat kamu semakin profesional, bisa membantu kamu ketika manajemen meminta data karyawan perusahaan. Jadi tidak ada lagi susah mencari data karyawan bukan? Kamu bisa tersenyum saat manajemen meminta data karyawan.

Photo by ThisIsEngineering